Manual para realizar una videoconferencia de negocios

Entablar comunicación por VoIP es una de ventaja de los avances tecnológicos, pero aprovechar este canal requiere de algunas reglas básicas que deben seguirse.

Los viajes de negocios son una tendencia en crecimiento, aumentando en un 4.6% para 2013, de acuerdo con una investigación realizada por World of Business Ideas (Wobi). En esta lógica, para la mayoría de estos viajeros –directivos, gerentes y ejecutivos– los traslados de negocio son una necesidad para el buen funcionamiento de su empresa, sin embargo ya no son un pretexto para desatender las tareas pendientes que hayan dejado en casa. 
En la actualidad, existen aparatos, programas y aplicaciones que nos permiten estar en juntas de trabajo, reuniones de negocio e inclusive hablar con clientes y proveedores sin tener que estar físicamente en el mismo lugar.
Hoy, las videoconferencias son el segundo medio de comunicación más utilizado en el mundo de los negocios.
Pero realizar una videoconferencia de negocios, a pesar de que se puede llevar a acabo en casi cualquier lugar, también exige ciertas reglas de etiqueta para ejecutarlas de manera profesional.
Por ello, José Antonio Contreras, especialista de Dimension Data, explica a AltoNivel.com.mx que una videoconferencia debe contar con tres puntos básicos: calidad tecnológica, ambiente adecuado y calidad en la información. 
A continuación, te mostramos un manual de etiqueta para que tus videoconferencias de negocios sean todo un éxito.

Antes de iniciar

1. La tecnología
Lo primero que debes tomar en cuenta es que exista la tecnología adecuada para poder realizar una videoconferencia de calidad.
De acuerdo con Wobi, la tecnología es una herramienta importante de comunicación durante los viajes de negocios, pues de acuerdo con sus números el 95% de los viajeros de negocios cuentan con un smartphone, el 64% tiene una tablet y el 99% posee una computadora portátil.
Pero no basta con tener cualquiera de estos dispositivos, para que la calidad sea la adecuada debes verificar que tus aparatos tecnológicos cuenten con las siguientes características:
• Acceso al ancho de banda necesario. Evita tener interrupciones en imagen y audio por no contar con una velocidad de internet óptima. El ancho de banda es fundamental para realizar una videoconferencia de calidad. 
• Audio y video de calidad. La calidad de imagen no es igual en ningún aparato, verifica que el accesorio a utilizar para la conferencia, ya sea smartphone, tablet o computadora (PC, laptop o netbook), cuente con la calidad de imagen y audio necesaria para que la comunicación sea óptima. 
• Cuenta con la aplicación adecuada. Si te vas a comunicar mediante una tableta o un teléfono inteligente, verifica que cuentes con la mejor aplicación para realizar videoconferencias.
Según el portal  mundogadgets.net, éstas son las cinco mejores aplicaciones para realizar videollamadas:
Tango. Ofrece gran calidad en video, llamadas telefónicas, fotos y video. Es compatible para Android e iOS. 
Skype. No sólo te brinda la opción de realizar videoconferencias face to face, sino que también puedes realizarlas de manera grupal, pero con un costo extra. Puedes enviar mensajes de texto, chatear y hacer videollamadas. Está disponible tanto en Android como en iOS. 
Face-time. Recomendada si tienes un iPhone 4, una Mac OSX o un iPad 2. Esta aplicación te brinda gran calidad de imagen, por lo que se recomienda su uso mediante el Wi-Fi.
Qik Video. Esta aplicación cuenta con videochat y correo de video. También puedes compartir videos con otros usuarios de Android de manera gratuita. Compatible con los sistemas operativos de Google (Android) y de Apple (iOS).