¿Cómo incentivar la eficiencia en la oficina?

¿Cómo lograr que el personal sea 100% productivo en su horario laboral? Estanislao Bachrach nos da tres pasos para encontrar la motivación exacta.

 De acuerdo con la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), los profesionistas mexicanos trabajan, en promedio, alrededor de 10 horas diarias; sin embargo, de esta larga jornada laboral, sólo entre el 60 y 70%, es tiempo efectivo. Esto refleja la baja productividad y poca eficiencia en cada una de las tareas laborales.
Ante esta preocupacion, los directivos y líderes están buscando la manera de motivar a los trabajadores para que el tiempo que pasen  en la oficina sea 100% efectivo en productividad, pero, de quién es la responsabilidad de incrementar el tiempo productivo: ¿del jefe o de los colaboradores? ¿Cómo encontrar la motivación exacta: más incentivos económicos, capacitación o bonos productivos?
Para encontrar la respuesta lo primero es conocer a tus empleados y los factores que los sacan de concentración. De acuerdo con Salary.com y TimeDoctor, Internet es el principal distractor:

¿En qué se distraen los colaboradores?

1.    El 44.7% de los colaboradores aseguran perder su tiempo en Internet de manera personal. De este porcentaje:

• El 39% le dedica menos de una hora a la semana.
• El 29% le dedica alrededor de dos horas a la semana.
• El 21% le dedica de 2 a 5 horas a la semana.
• El 8% le dedica de 5 a 10 horas a la semana.
• El 3% aceptó dedicarle a la red más de 10 horas semanales.

2.    El 23.4% gasta su tiempo hablando con sus compañeros.

• El 60% del tiempo hablando de cosas personales.
• El 20% sobre proyectos de negocios.
• El 20% sobre temas o problemas de oficina.

3.    El 6.8% de los colaboradores dedica el tiempo perdido en negocios personales.
4.    El 3.9% dedica su tiempo en esparcimiento.
5.    El 3.10% en realizar recados fuera de la oficina.
6.    El 2.3% en llamadas telefónicas personales.
7.    El 1.3% en buscar nuevos empleos.
8.    El 1% en realizar planes personales.
9.    El 1% en llegar tarde.
10.    El 12% en otros distractores.

3 pasos para motivar a los empleados

Alejandro Andrade, fundador del proyecto Felicidad en Acción, en el  Hangout realizado con AltoNivel.com.mx, explicaba que la felicidad no esta peleada con la productividad y la rentabilidad de una empresa, por el contrario, las cifras señalan que a mayor felicidad de las personas en su lugar de trabajo, mayores son los resultados.
La pregunta clave es ¿cómo revertir esos distractores y convertirlos en enfoque hacia el trabajo con felicidad? Al respecto, Estanislao Bachrach, biólogo molecular y consultor sobre temas de innovación y creatividad, explica en entrevista con Altonivel.com.mx que la mejor manera de incentivar a los colaboradores para que sean productivos, se logra en tres pasos:
Comunicación abierta: Sentar las bases para una comunicación abierta entre el jefe y los colaboradores, es fundamental para que los últimos tengan confianza en externar su opinión. De esa forma, cuando se les pregunte: ¿Qué necesitan para ser más felices y por ende más productivos en sus lugares de trabajo? Ellos contestarán francamente.
Pregúntales qué necesitan: En ocasiones para encontrar la clave de la motivación, sólo  hay que hacer las preguntas correctas.  ¿Qué es lo que más les apasiona dentro del trabajo y fuera de éste? ¿Qué les gustaría mejorar de la empresa? ¿Qué propuesta tienen para obtener mejores resultados?
Apertura a las ideas: Cuando un directivo muestra interés en lo que sus colaboradores le proponen gana oportunidades y los colaboradores, por su parte, se sienten más comprometidos con la empresa.

¿Cómo incentivar la eficiencia en tus colaboradores?

Una vez que tienes la información necesaria, aplícala en la práctica al tiempo que, como sugiere Andrade, permtes la autogestión, los errores y equilibras sus motivadores externos e internos:
• Actitud: Predica con el ejemplo, la mejor forma de incentivarlos es manteniendo un estado optimista y ganador.
• Vinculación con la empresa: Para que tu colaborador sea más eficiente y productivo debe de amar su trabajo e identificarse con los valores y objetivos de la empresa.
• Evita los comparativos: Es importante que los reconocimientos y llamadas de atención se hagan de manera personal, evita compararlos con los demás o podrías causar un mal ambiente de trabajo.
• Fomenta la participación: Para que una empresa gane, el equipo de trabajo debe estar sólido y fuerte, la participación y la variación de ideas es buena forma para que todos se sientan atendidos y escuchados.
• Remuneración: Sabemos que el incremento de salarios puede ser difícil, sin embargo, existen otras formas de premiar el esfuerzo de tus colaboradores, prueba implementando planes de beneficios para ellos.
• Desarrollo de carrera: Apoya la preparación personal y profesional de tus colaboradores, esto los hará sentir que pertenecen a una organización que se preocupa por ellos.
• Comunicación contínua: Mantén contacto de manera periódica con tus colaboradores, la comunicación es fundamental para evitar problemas y estar al tanto de lo que pasa en tu empresa.

Satisfacción personal y laboral

Es en este último punto, Andrade coincide claramente con Bachrach, las empresas deben recordar que tarde o temprano los recursos materiales dejarán de ser relevantes para el empleado y necesitarán una motivación más trascendental y durable como la que puede resultar de la capacitación: el aprendizaje para toda la vida.
 El experto en innovación y creatividad, autor del libro "Ágil Mente", asegura que la capacitación es fundamental para que exista productividad y calidad, pero también para lograr la capacitación adecuada se debe ser más creativos. "No todas las personas tienen los mismos intereses".
La capacitación no necesariamente tiene que ver con el área en que se labora, también es posible dar capacitación a los colaboradores en temáticas que les apasionan y sobre las que desean ser expertos; esto podría incluir aspectos como deportes, artes y en general actividades recreativas. “Si tu personal quiere capacitación en paracaidismo, dásela, seguramente será más productivo que si no se lo niegas".
Esta comprobado que un trabajador satisfecho con su vida personal, es mucho más productivo en su jornada laboral que uno que no lo está, concluye Bachrach.