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El concepto de productividad está
claramente asociado a lo que la empresa es capaz de producir con una
unidad monetaria de coste. En otras palabras, es la medida de lo que
cunden los costes. Su inverso es el coste de producir una unidad en
perfecto estado para su venta.
Los políticos no se cansan de repetir que
hay que aumentar la productividad para que el país sea más competitivo y
vaya mejor. Debe ser cierto lo que dicen, pues estamos siendo invadidos
por multitud de productos que se fabrican en Extremo Oriente, los
cuales se venden cada vez más baratos. Muchas de las grandes marcas han
trasladado su producción a esos países en busca de productividad, es
decir, competitividad.
Se puede considerar la productividad en
el conjunto de la empresa, pero también en todos y cada uno de sus
departamentos. Todo el mundo la asocia al departamento de producción,
pero, aunque parezca extraño, ya se habla de productividad en los
departamentos de administración, informática, recursos humanos …… e
incluso en el almacén.
El almacén bien podría asimilarse a una
fábrica de automóviles en la que no salen dos vehículos consecutivos
idénticos de la línea de montaje. El almacén es una fábrica de pedidos;
rara vez se preparan dos pedidos iguales. Por el muelle salen pedidos,
líneas de pedido, unidades, cajas, bultos preparados, etc. Si en un
departamento de producción se puede medir la productividad, en un
almacén también.
Una forma sencilla de calcular la
productividad en un almacén, en un periodo de tiempo, es dividir el
número de unidades correctamente expedidas, ya sean pedidos, unidades,
cajas, kgs, bultos, etc (cada almacén elige la que más le conviene) en
ese periodo entre los costes totales.
Mediante el pequeño truco matemático de
dividir numerador y denominador de la fracción por las horas productivas
del periodo, se puede concluir que la productividad es el cociente de
dos ratios: la eficiencia operativa y el coste horario de los recursos.
Son los que dan pistas para aumentar la productividad, o lo que es lo
mismo, reducir el coste de la unidad producida.
El coste horario de los recursos se
obtiene dividiendo los costes totales del almacén entre las horas
productivas de un periodo de tiempo. Representa todo lo que cuesta una
hora de trabajo dedicada a la producción. Además de los salarios,
incluye todos los demás costes que intervienen para obtener una unidad
de producto terminado: edificios y su mantenimiento, maquinaria e
instalaciones, embalajes, supervisión operativa, informática,
administración, recursos humanos, etc. Idealmente, las horas productivas
deberían ser las pagadas, pero son menos, puesto que hay absentismo y
se realizan actividades que no son necesarias para preparar pedidos.
La gestión del coste de los recursos
trata de conseguir disponer del máximo de horas productivas con el
mínimo coste, tanto fijo como variable. En la actividad diaria, los
costes fijos raramente se pueden modificar; la gestión del coste queda
limitada a la de los costes variables, y particularmente, al de la mano
de obra directa. Las horas productivas aumentan con la rebaja de tiempos
improductivos dentro del tiempo total de trabajo disponible; se trata
de gestionar desde otro prisma la mano de obra directa.
La eficiencia operativa se calcula
dividiendo las unidades producidas en un tiempo dado por las horas
empleadas. Mide la velocidad con la que se forman las unidades.
Habitualmente se confunde con la productividad. La ganancia de
eficiencia suele ir asociada a la determinación de objetivos de
producción y a la consecución de incentivos. La clave para aumentar la
eficiencia radica en la mejora de los procesos operativos.
Del ratio planteado se deduce que el
aumento de la productividad se puede conseguir con la ganancia de
eficiencia. Pero no es la única manera; no hay que olvidar que la
gestión de los costes juega también un papel muy importante.
La sencillez del cálculo de la eficiencia
indicado contrasta con los valores que arroja. Los cambios continuos en
los productos, en los patrones de demanda, en la época del año y en la
situación económica dan como resultado valores de eficiencia que oscilan
fuertemente de un mes a otro y que resultan difíciles de explicar
objetivamente. Parece lógico pensar que, si el proceso productivo se
ejecuta de la misma manera, la eficiencia no debe variar. Sin embargo,
se ve frecuentemente que aumenta en momentos de mucha actividad y
empeora en épocas de poca actividad, lo que se contradice con lo
anterior.
De ello se desprende que hay algo más que
influye en el resultado y que es preciso conocer. O que la medida de la
eficiencia no es acertada.
Si hubiera un medidor más fiable de la
eficiencia, que lo hay, se abrirían las puertas hacia nuevas formas de
gestionarla y se ampliarían los límites de la productividad que se puede
conseguir. Los resultados de los esfuerzos que se hacen en pos de la
mejora continua también se podrían ver con mayor claridad.
La mayoría de los almacenes han enfocado
la mejora de la productividad hacia la gestión del coste de los
recursos. Durante unos años, esta estrategia ha dado resultado y les ha
permitido sobrevivir. Sin embargo, han perdido magníficas oportunidades
de mejorar su posición competitiva.
Algunos expertos opinan que esta forma de
gestión está agotada. Se ha presionado tanto en reducir el coste de los
recursos, que se corre el peligro de no disponer de ellos. La mejora de
la productividad pasa por potenciar e incrementar la eficiencia
operativa conseguida; un camino desconocido para algunos y abandonado
por otros.
La implantación de medidas novedosas de
la eficiencia, unidas a un mayor control de los valores y una formación
adecuada de los gestores, facilitará, sin duda, una ganancia notable en
la productividad, y sentará las bases para progresar en la mejora
continua. Los resultados mejorarán aún más, si van acompañados de
medidas que afecten a los costes, las horas productivas o las unidades
producidas. En este terreno no hay soluciones mágicas que valgan para
todo; cada almacén tiene que encontrar sus propios medidores y
soluciones.
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