2 pasos para administrar tu tiempo

Si eres de los que posponen sus pendientes, esta técnica es para ti. Te ayudará a disminuir el estrés y a ser más eficiente.

¿Alguna vez has trabajado hasta tarde para cumplir con la fecha de entrega de un proyecto? La mayoría de los emprendedores lo ha hecho. Pero puedes reducir el estrés y preocuparte menos por las fechas límite si arreglas tu calendario, según la experta en administración del tiempo Elizabeth Grace Saunders y autora de Three Secrets to Successful Time Investment: Achieve More Success with Less Stress (Tres secretos para la inversión exitosa del tiempo: Logra más éxito con menos estrés).

La técnica de “carga frontal” se trata simplemente de agendar tus tareas más importantes al principio de la semana y dejar los asuntos no esenciales para el final. Esto te permite usar tu tiempo de manera más efectiva, dejando un ‘colchón’ para cosas inesperadas.

“Los expertos en administración de tiempo generalmente recomiendan dejar entre el 20 y el 25 por ciento del tiempo libre para acomodar urgencias”, dice Saunders. “Pero nadie quiere hacer eso; todos queremos maximizar el tiempo”.

Saunders dice que la técnica de carga frontal es un proceso de dos pasos:

1. Identificar prioridades
Primero, observa tu lista de pendientes y encuentra aquellos que son los más importantes. Éstos son las tareas que tienen una fecha límite de entrega o que son vitales para el crecimiento del negocio.

2. Enfócate en lo importante
Después, agenda las tareas importantes de tu lista de pendientes al principio de la semana. Por ejemplo, si tienes una presentación el jueves en la mañana, el trabajo de preparación debe aparecer en tu calendario el lunes en la tarde. Algo que tiene estar hecho para el viernes debe aparecer en tu calendario desde el martes en la tarde.

Saunders dice que hacer esto con tu semana te ayudará también a acomodar asuntos inesperados, los cuales siempre surgen. La cantidad de tareas importantes planeadas se irá reduciendo de lunes a viernes. Y al final de la semana podrás trabajar en los temas no críticos, como en los pendientes administrativos.

En el caso de que tengas algún proyecto que deba liberarse al principio de la semana, éste debe agendarse desde la semana anterior, según Saunders. La experta sugiere otorgar dos o tres días laborales a cada proyecto. Para proyectos más grandes, planea más tiempo dedicado a ellos.

“Cuando estaba escribiendo mi libro, apliqué la técnica de carga frontal en un punto de vista macro”, dice Saunders. Trabajando hacia atrás de su fecha límite, tomó el número de capítulos que había planeado y los dividió entre la cantidad de semanas que tenía para escribir.

“A propósito agendé mi fecha de entrega dos semanas antes, de manera que pudiera tener un colchón para terminar o hacer la edición final”, dice. “Las cosas siempre tardan más de lo que anticipas”. Saunders afirma que esta técnica te permite estar al corriente con los proyectos que toman más de lo esperado sin estresarte o trabajar en ellos durante la noche.

“Si nunca das un paso atrás y ves cómo todos tus pendientes se ajustan a tu calendario, no tendrás una percepción realista sobre cómo lo harás”, sostiene Saunders. “Ésta es una forma de darles a tus pendientes la capacidad de fluir durante el día sin producirte estrés”.